Wanneer je een mailtje verstuurd naar iemand zal deze mail vaak eerst gescand worden op spam. Dit gebeurd automatisch door de provider van de ontvanger. Er wordt gekeken naar bijlage, het onderwerp van de mail, de inhoud maar ook naar de naam van de afzender, het ip nummer enz. Kortom, je hele mailtje wordt doorgelicht door de provider van de ontvanger. Hiermee wil men voorkomen dat er onnodig spam wordt verstuurd en ontvangen. Spam is tegenwoordig een van de grootste problemen in het mailverkeer. Maar liefst 70% van alle mailtjes zijn spamberichten!
Veel providers zoals Gmail, Hotmail, Live, KPN hebben een heel streng beleid op het gebied van spam. Het kan dus gebeuren dat jou mailtje pardoes in de spambox komt van de ontvanger. Heel vervelend, zeker als dit invloed heeft op je werk en evt. opdrachten.
Zoals we eerder al schreven zijn er verschillende factoren die invloed hebben op 'spamfilters'.
- Onderwerp van je mailtje
- Inhoud van je mailtje
- Bijlage bij je mailtje
- Je afzendadres
- Je IP nummer
- SPF en Dkim records
We omschrijven bovenstaande punten in het kort, ieder punt is even belangrijk:
Wanneer het onderwerp van een mailtje spamgevoelige woorden bevat dan ziet de provider van een ontvanger jou mail als spam. Spamgevoelige woorden zijn bijvoorbeeld 'reclame, gratis, free, hypotheek, sex, offerte, win, korting, aanbieding'.
Ook de inhoud van je e-mail wordt gescand op bovenstaande woorden en ook op vreemde tekens en karakters. Veel hoofdletters, spaties of uitroeptekens roepen ook vragen op.
Een bijlage kan ook een 'foute' naam hebben. 'Invoice, factuur, offerte' zijn typische woorden die je zou moeten voorkomen. Bestanden die je bijsluit zijn vaak foto's (.jpg) of een pdf. Maar soms stuur je ook gecomprimeerde bestanden mee zoals een zip file. Bestanden die eindigen op .zip worden ook vaak als spam of als virus gezien.
Jou afzendadres is ook erg belangrijk. Als je een eigen domeinnaam hebt en deze naam staat vermeld op een blacklist dan is de kans groot dat je mail als spam wordt gezien. Je moet dus voorkomen dat jou naam op een blacklist komt. Het betreft hier je mailadres, maar ook je domeinnaam (www.jedomeinnaam.nl) kan vermeld worden op zo'n lijst. Vaak gebeurd dit als je meerdere ontvangers in 1 mailtje zet. Wanneer je een bericht wilt sturen aan meerdere ontvangers realiseer je dan of dit wel echt noodzakelijk is en dergelijk risico wilt lopen. Er zijn diverse tools op het internet waarmee je 'nieuwsbrieven' kunt versturen. Virtual Partners levert ook zo'n dienst, klik hier voor meer informatie.
Dan is er nog het IP nummer wat belangrijk is als we over spam spreken. Een IP nummer is een reeks van cijfers die jou wordt toegekend door je provider. Een persoonlijk nummer dus. Vaak werk je met 2 IP nummers. Het eerste IP nummers is dat nummer wat jou provider aan jou toekent. Deze is daar dan ook voor verantwoordelijk tenzij jij als gebruiker van dit nummer dit gaat 'misbruiken' door b.v. te spammen. Het tweede IP nummer is het IP van de mailserver die je gebruikt. Het tweede IP nummer is Virtual Partners grotendeels verantwoordelijk voor als je mailt met je domeinnaam. Virtual Partners doet er alles aan om onze IP nummers van onze servers 'schoon' te houden. Echter, wanneer er klanten zijn die toch mailtjes gaan versturen aan meerdere ontvangers tegelijk, dan lopen we het risico dat een van onze IP nummers op een blacklist komt. Het kost enorm veel tijd/moeite/geld om daar weer vanaf te komen. Meer hierover kun je als klant ook terug vinden in onze algemene voorwaarden.
Tenslotte zijn de DNS records erg belangrijk. Dit is een ingewikkeld verhaal maar in het kort geschreven komt het er op neer dat DNS records aangeven van welke server zaken worden verricht. Namen worden omgezet in nummers. Wil je meer weten over DNS records, lees dan dit artikel of bekijk dit filmpje.
Tussen de DNS records staat ook een SPF en DKMI record vermeld. Deze twee records (en nog enkele andere) zorgen voor een goede afhandeling van je mail en laten aan een provider zien dat jij ook bent wie je zegt dat je bent. Veel providers controleren hier streng op. Denk jij dat jou mailtje vaak terecht komt in d espambox van een ontvanger dan kunnen wij bij Virtual Partners een extra controle uitoefenen op je DNS records en als extra een SPF, DKIM en DMARC record toevoegen. De kosten hiervoor zijn gering en helpen je vaak uit de problemen.
